8 dicas fundamentais para organizar sua festa

Organizar uma festa pode, em um primeiro momento, até parecer simples, mas saiba que essa é uma tarefa bastante complexa. Demanda tempo, dedicação e muito planejamento. São inúmeros detalhes que devem ser levados em conta para que tudo saia conforme o esperado.

Pensando em ajudá-la a ter sucesso nessa missão, tornando sua festa inesquecível, elaboramos algumas dicas fundamentais para que sua festa seja um sucesso, confira!

1. Planeje-se com antecedência

O primeiro passo para a organização de uma festa é o planejamento. E a condução de uma boa organização depende de um fator em especial: a antecedência. Principalmente no que tange à contratação de serviços, trabalhar com tempo hábil é essencial.

Quanto mais cedo é feito o contato com os parceiros, maiores são as chances de garantir a disponibilidade e o engajamento das equipes contratadas. Além disso, o preço tende a ser mais em conta também. Então, se você tem uma comemoração em vista, comece já a agilizar seu planejamento. Não deixe para organizar-se na última hora!

2. Dê atenção especial à lista de convidados

Um dos fatores mais importantes para a organização de um evento é a lista de convidados. Sim, pode parecer exagerado, mas saiba que a lista orientará muitas de suas decisões mais importantes.

Ela é o ponto inicial para que se tenha noção do tamanho que será a festa – o que interfere na busca pelo local ideal, pelo tipo de serviço que deverá ser prestado, no buffet, etc. O número de convidados impacta também diretamente no valor a ser investido no evento, por isso, já ter uma boa ideia da quantidade total de convidados no início de seu planejamento ajudará a manter sua festa dentro do orçamento estipulado.

3. Determine qual será o seu orçamento

Para que se inicie a organização de uma festa é preciso que, primeiramente, se tenha uma ideia do valor disponível para investimento. Claro, não é necessário ser um valor engessado, mas quanto mais preciso, melhor será o seu norte sobre o tipo de serviço e os fornecedores que poderão ser contratados. Determinar o orçamento é uma forma de controle e segurança, evitando problemas de gastos além da conta.

4. Defina o local e o buffet do evento

A partir da definição do tamanho da lista de convidados e da verba disponível para a realização da festa, o próximo passo é a contratação dos dois itens que suportarão o seu evento: o local e o buffet.

Nossa dica é que você opte por um ambiente que forneça os dois serviços em conjunto. É bem mais prático que o local escolhido ofereça o serviço de buffet – facilita a logística, dá mais segurança e praticidade ao seu planejamento. Além disso, a contratação “casada” geralmente é mais econômica. Em relação ao buffet, é aconselhável que seja programada uma degustação junto ao fornecedor – o que ajudará muito na escolha do cardápio e no alinhamento do trabalho junto a esse importante parceiro.

5. Invista em auxílio

A contratação de alguém para ajudá-la na organização do cerimonial também faz toda a diferença. Por mais que você ache que pode dar conta de tudo sozinha, o apoio de um profissional experiente lhe fará identificar pontos que poderiam acabar sendo esquecidos e gerar inconvenientes em sua festa. Além disso, lhe trará segurança no dia do evento – ficando este profissional responsável pela organização local, cerimonial/protocolo e resolução de eventuais problemas, você poderá aproveitar ao máximo sua festa, sem preocupações.

6. Não esqueça do cerimonial e protocolo

Para, no dia do evento, tudo fluir com naturalidade e de acordo com o esperado, é preciso que, anteriormente, seja elaborado o que chamamos de cerimonial e protocolo. Em suma, trata-se de uma espécie de documento, que indica todas as atividades, em ordem cronológica, da festa. Esse procedimento ajudará muito para que tudo ocorra sem imprevistos e da forma desejada e planejada pelos anfitriões.

7. Dedique-se aos detalhes

Sabe aquela história de que o inesquecível está nos pequenos detalhes? Pois bem, em uma festa isso faz todo o sentido! O que dar de lembrancinha? Como vai ser o convite? Vai ter alguma atração diferente? Alguma entrada diferenciada? Dedique um tempo para essas coisas “pequenas”, mas que precisam da mesma atenção das demais. Não deixe-as em segundo plano, pois também fazem parte de uma logística de organização – e demandam tempo!

8. Faça as confirmações

Como última consideração, fica uma dica de ouro de organização: não esqueça as confirmações! Aqui engloba-se a confirmação de convidados e de serviços.

Não deixe de solicitar que seus convidados confirmem presença: isso faz toda a diferença. Aqueles que não confirmarem dentro do prazo indicado devem ser questionados (se você não quiser se envolver nisso, peça ao cerimonialista). A organização do ambiente no dia da festa depende disso. Além do mais, os serviços de buffet sempre pedem o número de confirmações para o evento.

Por fim, não deixe de, na semana de realização da festa, confirmar novamente com todos os fornecedores se está tudo certo. Isso dará segurança e reduzirá a chances de ocorrência de imprevistos ou mal-entendidos.

E agora, mãos à obra? Seguindo essas dicas, sua festa tem tudo para ser um sucesso! Veja neste post mais dicas para organizar o evento dos seus sonhos sem estourar o orçamento!